PO's y SO's

El ser explícito en la comunicación  (Órdenes de Compra (PO’s = Purchase Orders), Ordenes de Venta (SO’s = Sales Orders).

La orden de compra o la Orden de Venta, es un documento en donde dos entidades pactan la compra de bienes o servicios, en la cual vienen los siguientes elementos:

Número de Orden de Compra
Número de Orden de Venta
Cantidad.
Código de Productos comprados
Descripción de Productos Comprados
Fechas de Entrega
Número de Cotización:
Costo Unitario
Costo Total
Términos de pago
Metodo de Envio.
Razones Sociales de ambas empresas.

Todas estas características son claves y son las referencias claves en las cuales se enlistan todos los detalles para que tales bienes sean intercambiados.

Aunque este documento es impreso, generalmente se lleva el registro en papel físico (o hard copy), y a su vez, está el registro en un sistema de ERP. Hay otros detales que estas PO’s llevan y estará relacionado con el giro de empresa con la cual se lleve a cabo el intercambio, muchas de las veces estas órdenes de compra son “sub-PO’s” o hijos de una Orden de Compra/Venta maestra.

Por ejemplo, hay negociaciones maestras, en donde 2 empresas pactan un contrato a largo plazo para en conjunto manufacturar un buen, en donde una de las partes producirá un producto el cual le hayan otorgado licencia de producción de acuerdo con el requerimiento de la empresa contratante. Por ejemplo, una empresa como Bimbo muy probablemente tendrá un contrato con una empresa de Hamburguesas, llámese Carl;s Jr, McDonals etc, en el cual, Bimbo, se compromete a tener cierto producto para la empresa de Hamburguesas siempre y cuando lo sucursal lo requiera.

Pero antes de llegar a detalles de ¿Qué comprar? Y bajo ¿que condiciones?. A lo que voy es aun proceso clave que es la comunicación, y el entender en que nos estamos poniendo de acuerdo.

Un error común de ambas partes es que ignoramos los lineamientos basicos:

Enviar la Orden de Compra/Venta: muchas de las veces, se nos cae la pelota en este proceso, sea cual sea la causa, olvidamos, o se traspapela, o bien el sistema no “imprime la orden de compra/venta” y asumimos que solo con la creación de tal documento, se envió al proveedor. Para este caso, debemos de tener un sistema o rutina de revisión o conciliación de órdenes de compra/venta la cual debería de ser de manera semanal en donde una de las partes le envía su “listado de órdenes de compra/venta”a la otra. Puede que en la primer semana “hayamos” incurrido en este error, pero al tener este procedimiento en práctica, nos aseguraremos que en la siguiente semana nuestra contraparte se detone la alarma de “Hey!, esta orden de Compra/Venta, No la recibí” o bien, este ejercicio también sirve para prevenir o dar aviso de que que las fechas de entrega pactadas originalmente esten en reisgo de no cumplirse y que los involucrados tomen sus precauciones.

Correos o Comunicación: En esta parte, yo siempre recomiendo que cuando se envie una orden de compra/venta, se confirmen dos cosas:
1 – Confirmación de Recibido (receipt confirmation)
2 – Confirmación de Compromiso de Entrega (order Acknowledgement)
Se parecen, pero no es igual, verán, uno de ellos solo pide de que se confirme literalmente que nuestra contraparte recibió dicho documento mientras que el segundo pide una validación de que nuestros requerimientos en el documento serán cumplidos como lo indica la orden de compra. (incluyendo precios, fechas de entrega, clausulas, políticas, modo de envío)
Es importante hacer hincapié en que ambas partes son críticas y claves para el cumplimiento de lo pactado, y posteriormente la medición justa (en caso de que se lleven métricos como el OTD).

Es importante medir las actividades que llevamos a cabo en la empresa.