PO's y SO's

El ser explícito en la comunicación  (Órdenes de Compra (PO’s = Purchase Orders), Ordenes de Venta (SO’s = Sales Orders).

La orden de compra o la Orden de Venta, es un documento en donde dos entidades pactan la compra de bienes o servicios, en la cual vienen los siguientes elementos:

Número de Orden de Compra
Número de Orden de Venta
Cantidad.
Código de Productos comprados
Descripción de Productos Comprados
Fechas de Entrega
Número de Cotización:
Costo Unitario
Costo Total
Términos de pago
Metodo de Envio.
Razones Sociales de ambas empresas.

Todas estas características son claves y son las referencias claves en las cuales se enlistan todos los detalles para que tales bienes sean intercambiados.

Aunque este documento es impreso, generalmente se lleva el registro en papel físico (o hard copy), y a su vez, está el registro en un sistema de ERP. Hay otros detales que estas PO’s llevan y estará relacionado con el giro de empresa con la cual se lleve a cabo el intercambio, muchas de las veces estas órdenes de compra son “sub-PO’s” o hijos de una Orden de Compra/Venta maestra.

Por ejemplo, hay negociaciones maestras, en donde 2 empresas pactan un contrato a largo plazo para en conjunto manufacturar un buen, en donde una de las partes producirá un producto el cual le hayan otorgado licencia de producción de acuerdo con el requerimiento de la empresa contratante. Por ejemplo, una empresa como Bimbo muy probablemente tendrá un contrato con una empresa de Hamburguesas, llámese Carl;s Jr, McDonals etc, en el cual, Bimbo, se compromete a tener cierto producto para la empresa de Hamburguesas siempre y cuando lo sucursal lo requiera.

Pero antes de llegar a detalles de ¿Qué comprar? Y bajo ¿que condiciones?. A lo que voy es aun proceso clave que es la comunicación, y el entender en que nos estamos poniendo de acuerdo.

Un error común de ambas partes es que ignoramos los lineamientos basicos:

Enviar la Orden de Compra/Venta: muchas de las veces, se nos cae la pelota en este proceso, sea cual sea la causa, olvidamos, o se traspapela, o bien el sistema no “imprime la orden de compra/venta” y asumimos que solo con la creación de tal documento, se envió al proveedor. Para este caso, debemos de tener un sistema o rutina de revisión o conciliación de órdenes de compra/venta la cual debería de ser de manera semanal en donde una de las partes le envía su “listado de órdenes de compra/venta”a la otra. Puede que en la primer semana “hayamos” incurrido en este error, pero al tener este procedimiento en práctica, nos aseguraremos que en la siguiente semana nuestra contraparte se detone la alarma de “Hey!, esta orden de Compra/Venta, No la recibí” o bien, este ejercicio también sirve para prevenir o dar aviso de que que las fechas de entrega pactadas originalmente esten en reisgo de no cumplirse y que los involucrados tomen sus precauciones.

Correos o Comunicación: En esta parte, yo siempre recomiendo que cuando se envie una orden de compra/venta, se confirmen dos cosas:
1 – Confirmación de Recibido (receipt confirmation)
2 – Confirmación de Compromiso de Entrega (order Acknowledgement)
Se parecen, pero no es igual, verán, uno de ellos solo pide de que se confirme literalmente que nuestra contraparte recibió dicho documento mientras que el segundo pide una validación de que nuestros requerimientos en el documento serán cumplidos como lo indica la orden de compra. (incluyendo precios, fechas de entrega, clausulas, políticas, modo de envío)
Es importante hacer hincapié en que ambas partes son críticas y claves para el cumplimiento de lo pactado, y posteriormente la medición justa (en caso de que se lleven métricos como el OTD).

Es importante medir las actividades que llevamos a cabo en la empresa. 

Empresas hoy en Dia

Los cambios en la actualidad de las empresas.

El sacar un negocio adelante, es una difícil tarea que necesita de talentos que en una mezcla multidisciplinaria hacen que la empresa sea rentable, muchas de las veces, hay otros factores que no las hacen rentables como lo son: 

-problemas imaginarios de las personas, 

-falsas metas, 

-falta de entendimiento 

-falta de dirección. 

-recurrencia de problemas administrativos

Los grandes escolares, o estudiosos, han tratado de desarrollar metodologías para combatir todas estos síntomas, pues eso es lo que son, síntomas por un descuido o indisciplina. 

En una de las empresas en donde labore, han sido tantos los cambios de "gerencias"  que no han dejado que una dirección de frutos, es decir. Se espera tanto los resultados que la empresa está dispuesta a estar pague y pague sumas de dinero con tal de encontrar su rumbo. 

Hablemos de los problemas que enlisto: 

-problemas imaginarios de las personas.
Verán, muchas veces, nunca se conoce el proceso completo de una empresa, se desconoce el "cumulative lead time" o el tiempo acumulado de entrega, el cual consiste en conocer todo el tiempo requerido desde que un cliente coloca una orden de compra, hasta que el mismo recibe el producto, pero esto involucra también, el conocer todos los pasos y procesos necesarios para llevarlos a cabo.

Las personas muchas de las veces piensan que conocen una parte del proceso, asumen cual es la afectación de cada parámetro minúsculo; el problema con este tipo de personalidades es que asumen con tanta seguridad que su conocimiento es basto y exacto, sin una previa revisión literal de cómo trabaja cada parámetro. El problema real es que con este tipo de personas, se construyen castillos en el aire, y todos sabemos que es lo que pasa...

-falsas metas o metas tipo "en donde caiga el dardo" 

Estas metas son clásicas en las empresas, en donde, alguna persona avienta una idea como si fuese un dardo, y justo en donde cae se vuelve la meta a seguir, sin importar en donde o en que situaciones se encuentre el equipo o bien, o si los elementos, herramientas o procesos de la empresa estén listos para llegar a la meta tan ilusiva, cito en particular en donde "caiga el dardo" porque a pesar de que son "ocurrentes" son dichas generalmente por un alto rango cuando este se encuentra bajo presión en donde no toma consideración de cuales serán las perdidas, sacrificios o costos de tal maniobra.

-falta de entendimiento.
Muchas de las veces, los jefes, están involucrados en tantos problemas de una empresa, que se olvidan de la operación diaria e ignoran muchos de los procesos que son necesarios mantener para ejecutar las acciones actuales con los nuevos cambios planteados. 

-falta de dirección. 

Tal vez el rasgo que todos hemos buscado en nuestros jefes, al igual que el ejemplo anterior, tanta presión del día a día o de la "licuadora" hace que uno se tambalee y cuestione sus principios u objetivos, todos hemos tenido el jefe que cuenta con buen corazón para trabajar en equipo, pero desconoce el rumbo de la empresa, (muchas de las veces es porque los jefes de los jefes están igual o peor). 

-recurrencia de problemas administrativos

Estos son los más clásicos que nos orillan a dejar las empresas, muchas personas, el trabajo es una parte de su vida y necesitamos cumplir con ella para salir adelante en otras de nuestras metas como seres humanos. Todos los días nos enfrentamos a problemas que realmente nunca son resueltos de raíz, solo ponemos y ponemos parches. Por ejemplo, me ha tocado estar en empresas en donde se tiene un problema: "el carro tira agua", entonces viene el dardo y dice, "necesitamos un plan de resurtido de anticongelante/agua para prevenirnos contra la demanda constante", hay otro que dirá, hay que buscar una fuente constante y más barata, otro más va a decir que. Debemos de revisar el método en como el operador le echa agua y debemos de minimizar el desperdicio., y por último, hay otro más que dice debemos de hacer un plan de revisiones para asegurarnos de los niveles de agua estén correctos y así encontrar en tiempo la necesidad de rellenar a tiempo.

el problema con todas estas opiniones es que si pasan en la vida real, algunos de ellos saben que la solución real es enviar al taller el carro y hacer una revisión  meticulosa para quitar la falla (sea cual sea), algunos de ellos saben que esta es la solución pero debido a que conocen la verdadera situación de la empresa saben que será imposible abatir los costos de no producir, algunos de ellos, prefieren depreciar al máximo el uso de dicho móvil, ya sea por mera ignorancia o ventajismo, no lo sabré decir. Pero de lo que si estoy seguro, es que todo esto se pudo haber prevenido, con los controles, revisiones, análisis de riesgos y claro entendimiento de la dirección de la empresa.

En resumidas cuentas, todos los casos anteriores, generan un malestar tremendo de los colaboradores y hacen que estos dejen de esmerarse por cuidar de ella, recordemos algo muy cierto que dijo "Daniel Goldman" que es: "las personas dejan malos jefes, no empresas". Con esto voy a que el éxito de una empresa y sus colaboradores es en medida de que el mensaje de la dirección, supervisión y controles sean bien enseñados a todos los colaboradores, y que ellos trabajen con el ejemplo de los jefes. 

No me queda decir más que, "el trabajo que se tiene, es tan bueno, como las personas con las que se trabaja"